Office Admin

关于客户

知名欧洲公司，在上海是一个采购办公室。

职位描述

• 岗位名称： 办公室行政专员
  汇报对象： 中国区负责人
  岗位目的： 确保办公室日常运作的高效和有序，提供行政支持，以促进公司业务的顺利进行。
  工作职责：
  1. 日常办公室管理：
  o 负责办公室日常环境的维护，确保办公区域的整洁和安全。
  o 管理办公室物资，包括办公用品的采购、分发和库存管理。
  o 协调办公室设施的维护和修理工作。
  2. 文档管理：
  o 负责公司文件的归档、整理和保管。
  o 确保所有文档的保密性和可检索性。
  3. 会议和活动组织：
  o 安排和协调内部会议、培训和公司活动。
  o 准备会议资料，确保会议设备的正常运行。
  4. 接待工作：
  o 负责访客接待，包括接待、登记和引导。
  o 管理前台电话，确保电话接听和转接的专业性。
  5. 行政支持：
  o 提供行政支持给其他部门，包括协助出差安排、文件打印和复印等。
  o 协调与外部供应商的关系，如清洁、餐饮和快递服务。
  6. 预算管理：
  o 协助编制和监控行政预算。
  o 控制行政开支，确保成本效益。
  7. 政策和程序：
  o 确保办公室行政流程和公司政策的执行。
  o 定期更新和维护行政操作手册。

任职要求

• 岗位要求：
  1. 教育背景：
  o 大学本科及以上学历，行政管理、文秘、商务管理等相关专业优先。
  2. 工作经验：
  o 至少5年以上相关工作经验。
  3. 技能要求：
  o 熟练使用办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等。
  o 良好的组织和时间管理能力。
  o 优秀的沟通和人际交往能力。
  4. 个人素质：
  o 细心、耐心，能够处理繁琐的行政事务。
  o 团队合作精神，能够在团队环境中有效工作。
  o 能够独立工作，同时具备良好的问题解决能力。
  5. 语言能力：
  o 良好的中英文书面和口头表达能力。