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转型洞见

当远程办公成为常态,办公室的未来该何去何从?

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lhhfesco.com/our-insights-20

很多员工逐渐适应了远程办公的状态,当要返回办公室工作时反而感到不满,希望企业可以调整办公模式,办公室的未来之路在何方?



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许多政府在新冠疫情爆发后,要求人们尽量在家办公,不要因为通勤导致病毒传染的扩散,进而引发潜在的危险。然而,当我们逐渐从疫情中走出来时,由于这种工作方式持续了很长时间,很多员工逐渐适应了远程办公的状态,反而对于要返回办公室工作的安排感到不满,希望企业可以调整办公模式,办公室的未来之路在何方?

LHH的前总裁Ranjit de Sousa先生在三段与此相关的交谈中,得出的唯一结论是:办公室正面临一场生存危机,也许未来会安排混合办公模式!

“最早的一次是我打电话给金融服务部门的一位高级领导,他明确表示,虽然他不完全确定当疫情的情况使我们能够恢复正常时该怎么办,但他不喜欢“混合办公室”的想法,即员工一部分时间在家里一部分时间在公司总部上班。

接着,我与一位世界上最负盛名的商学院的学者相谈,他告诉我,他参与的研究似乎表明,在家工作给中层一线管理人员带来了很大的压力,他们完全不知道该如何与远程团队合作。

最后,我与一位来自专业服务公司的高管进行了交谈,他对关闭所有公司办公室,以便整个公司可以永久在家办公的前景已经感到急不可待。他认为,这样做不仅可以省钱,而且还可以使用新的生产力工具,帮助公司监控员工在每个工作日的每一分钟内的每一次键盘的敲击”。

如今,很多人确实渴望远程办公,但却不清楚这样的安排对公司和员工将产生怎样的影响。数据表明,在做出任何相关决策之前,我们的确应该警惕远程办公带来的无形影响。

远程办公对业绩的影响

即便有很多干扰,但远程办公被证实与在办公室工作同样高效,有时甚至更高效!《哈佛商业评论》对1,300名员工进行的一项用时记录研究显示(见下图),这不仅是因为人们在每小时交付了比以往更多的工作,也是因为许多人的工作时间变得更长。尽管在家办公统一高效,但这一现象我们值得深思!

发表在《哈佛商业评论》上的一项研究分析了1300名知识工作者2019年和2020年夏天的时间使用日记。研究发现,受试者每天可以节省约41分钟的通勤时间。然而,当非管理人员能够将这些时间重新分配到非工作活动时,管理人员的工作日仅仅增加了56分钟。如果经理在大公司工作,他们开会的时间要多出22分钟,回复邮件的时间要多出16分钟。

频繁的视频会议导致“Zoom Fatigue”

远程办公模式开始后,视频会议软件被广泛使用。去年纽约大学一位教授被困电梯,在手机上用Zoom给学生上课登上了新闻头条,这颇具讽刺意味。视频会议操作便捷,成本低廉,线上会议软件一时风靡全球。尽管视频会议用时更短,但人们参加视频会议的次数却更加频繁。由此,又一新冠术语 “Zoom Fatigue”(“Zoom疲劳”)就此诞生。

南加州大学的多名研究人员去年秋天进行的一项调查发现,三分之二的受访者报告了一种或多种与在家工作有关的身体疾病,四分之三的人报告了一种新的心理健康问题。

对心理健康的影响

斯坦福大学研究人员发现,从心理学角度来讲,过多视频会议甚至比困在电梯里的感觉还糟糕,我们需要关注心理健康。疫情反复和延续带来了巨大的压力,长期在家办公,对人们的心理和人身安全产生了负面影响。

斯坦福大学的一个研究小组这样定义了Zoom疲劳的原因:过多的近距离注视;认知超负荷;通过观看自己的视频提高了自我评价;以及当人们试图在电脑上找到静音键时,被迫连续几个小时坐在办公桌前的纯粹的身体约束。

同时,研究工作环境的心理学家表示,很多人认为社交距离是有毒工作环境的解药,但是视频会议却可以培养毒性。

办公室有必要存在,底线是“办公室+家庭”的混合模式

当我们开始接受远程办公时,我们也意识到未来可能是混合办公的模式。在对受疫情影响的员工进行调查时发现,尽管视频会议让员工疲劳,并产生心理问题,但很多人仍然希望至少可以有一段时间在家办公,这也需要我们重新思考未来到底需要怎样的办公模式。LHH建议从文化、合作及沟通三个关键的因素进行分析。

01 文化(Culture)

我们主要职责之一是建立一个积极、有成效且关怀他人的企业文化。并不是说视频通话无法达到效果,但当人们在注视彼此的沟通交流中,是很有可能看出生活中发生了什么,这特别有助于在领导者之间建设教练式辅导的文化。在这种文化中,大家共同努力寻找解决方案,每个人的意见和建议都很重要。如果没有面对面交流和社会资本的积累,这样的文化很难建立起来,因为这些互动深深地影响着企业文化。

02 合作(Collaboration)

我们代表一家公司,也是一个行业的一份子,存亡取决于共创新的想法和解决方案的能力。当然,通过远程协作也可以实现,但在办公室中会更容易实现。办公室的氛围是创造力的源泉,有助于促进人们的合作,不少绝妙的想法其实是在与别人的谈话中产生的,所以办公室的环境可以激发协作力和创造力。而且,我们不仅与同事合作,也和客户和合作伙伴合作。通过面对面的合作,共同创造和创新,这非常重要。

03 沟通(Communication)

心理学家Albert Mehrabian有一个7-38-55原则,即通过交流获取的信息来源由7%口语+38%语气+ 55%肢体语言。虽然Albert的理论很可能没考虑到视频会议软件出现后带来的结果,但毫无疑问,只通过电脑屏幕进行交流,信息传递并不完整,我们的表达里有很多东西在视频软件中无法完整呈现。

未来肯定会出现一些重返办公室的情景,管理者必须提升和完善交流方式。办公室文化无疑会恢复,然而我们不确定它将演变成什么样子,我们每个人都在为打造适合未来的办公室文化而努力。

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